各位老师，同学：

2024年研究生重要国际学术会议基金专项工作现已启动。本年度基金设立将以重点立项方式实施，设立目的是资助全日制非定向在读硕士、博士线下参加《同济大学各院系(学科)研究生重要国际学术会议目录》中在国外（不含境外）举办的各学科高水平国际学术会议（2024年1月1日-12月31日期间），鼓励研究生深入参与国际前沿研究领域合作交流，开拓其国际视野，提升国际学术交流能力。

为向学校申报足额经费以支持更多优秀研究生线下参加高水平国际学术会议，请有以下情况的研究生、研究生导师：

①研究生撰写的学术论文须被在国外举行的学科领域的高水平国际学术会议录用，并且本人被邀请在会议上作口头报告或海报张贴。

②导师或导师组拟重点组织研究生参加国外举行的学科领域高水平国际学术会议，且研究生已有相关论文题目、摘要及论文等，正在进行投稿或计划投稿。

于4月15日前通过下方问卷链接，填报相关参会信息。会议需列入《同济大学各院系(学科)研究生重要国际学术会议目录》附件一，学院基金获批立项后，将根据学校相关要求，组织参会研究生申请专项基金，提交申请材料，并根据“公平、公正、公开”的原则，对申报材料进行集中评审，确定资助名单。

问卷链接：https://qtjkwh8hzn.feishu.cn/share/base/form/shrcnWZGhUMBPlM7QpAmXu5h0ye

为助力学院获批重点项目立项，鼓励各老师同学们积极配套参会资助经费，研究生院在组织评审时将优先支持有配套经费的申请项目。

相关基金项目详情请见后文及附件。

一、 基金资助要求和资助标准

基金2024年度主要用于资助学生参加列入《同济大学各院系(学科)研究生重要国际学术会议目录》中在国外举办的国际学术会议所产生的出国费用，含往返国外旅费、城市间交通费、住宿费、会议注册费、签证费、保险费等合理费用。往返旅费是指申请人居住地到国际会议举行所在城市之间一次往返旅费，原则上国际机票应在我国航空公司运营的国际航线预定。

国际学术会议按学科分为三类：顶级会议（代表本学科领域最高水平的国际会议）、A类会议（代表本学科高水平国际会议）、B类会议（学术水平较高、按一定时间间隔规范化、系列性召开的国际会议）。会议资助额度上限将按照会议等级而定，优先资助等级高的会议，详情见下表：

表：国际会议资助额度限额

研究生完成参会任务，凭相关的票据在资助额度下按学校相关财务要求实报实销，不足部分由导师科研项目经费或者个人承担。同一个会议被列入多个学科目录中，则按本学科专业规定的标准执行。学生如申请的会议属于跨学科，可参照其他相关学科的国际会议进行资助，具体办法、标准由学院审定。如资助额度、资助范围有特殊情况，需及时向学院奖励基金秘书提出，并由奖励基金专家组评议后，出具具体书面意见备查，年终与总结报告一并提交。

二、 基金资助对象和资助条件

1、申请资助的博士、硕士研究生应同时具备以下条件：

（1）热爱祖国，拥护中国共产党领导，思想政治素质优秀；遵守国家法律、法规，遵守公民道德规范，遵守学校管理制度，自觉践行社会主义核心价值观；

（2）全日制脱产非定向委培的在读博士生、硕士生；

（3）恪守学术道德规范，具有较强的科研能力和外语交流能力；就读以来有较好的学习成绩与科研业绩，无课程不及格记录；

（4）以第一作者（或导师第一作者,申请人为第二作者）撰写并以同济大学为第一署名及通讯作者单位的学术论文或摘要，被在国外（不含港澳台地区）举行的本学科领域权威的国际学术会议录用，且该会议被列入《同济大学各院系(学科)研究生重要国际学术会议目录》；

（5）参加国际学术会议的内容必须与学位论文研究有关；

（6）申请人获邀在国际会议上完成或将做口头或展板报告；

（7）身心健康。

2、原则上每位研究生在读期间可获一次资助（不含疫情期间线上资助），参加顶级会议及未获得过资助的申请可优先考虑。

3、本基金资助范围不包括正在国境外学习的人员或已获得过学校同类资助出国的人员。

4、研究生需严格按照学校规章制度，不能以参加国际学术会议为由影响正常教学秩序，例如缺课、缺考、缓考、重考等。

5、学生应在派出前严格按所在学院、学校党委研究生工作部、外事办公室关于学生因公出国境管理规定，办妥行前谈话、学生因公出国境任务批件等审批手续，获批后方可派出。

三、 基金资助流程

1、学生申请：向学院提交的基本申请材料如下：

（1）《同济大学研究生赴国外参加国际学术会议资助申请表》；

（2）由会议主办方出具的会议征文通知（大会简介）、正式邀请函、论文录用情况证明、申请者宣读论文时间安排表（请用记号笔标注出本人作报告信息）、会议网址，并提供申请人本人进行口头报告的照片及其他辅助证明材料等（建议将照片放入word文档并进行相应的文字说明）；

（3）被接收的会议论文全文（材料须体现该论文本人为第一作者，且第一署名单位为同济大学；或本人导师为第一作者，本人为第二作者，且第一、第二作者署名单位均为同济大学）；

（4）按照学校要求办理的因公出国（境）任务批件；

（5）会议相关费用收据发票及相应银行付款记录。

2、学院评审：学院审核材料，并由专家评审，确认拟资助名单。

3、办理派出手续：研究生应在参加会议前务必按照所在学院、学（研）工部及外事办要求办理好行前谈话、因公出国境任务批件等相关审批手续。

4、报销手续：会议结束后一个月内研究生按要求完成参会总结、及进行公开学术交流（如在课题组、学院及其他场合内汇报），并将报销材料递交给学院。学院审核通过，在财务处系统授权，研究生凭相关票据到财务处办理报销。报销材料一般如下，各学院也可按实际情况制定补充要求：

（1）论文集封面、论文集目录、论文集中本人会议论文扫描电子版；

（2）报告人会议日程安排电子版（含报告人名字、论文题目，由会议主办方印刷）；

（3）国际会议总结报告（含参加国际会议时的会场及本人进行口头报告的相关照片2张）；

（4）因公出国（境）任务批件；

（5）会议相关费用：签证费发票、往返机票发票原件、登机牌与行程单、会议注册费或住宿费收据发票、银行付款证明。

具体报销流程按照财务处相关要求办理。

如有任何疑问，请与学院学生成长中心联系。学院联系人：张洪源，联系方式：65981055，19044@tongji.edu.cn。

设计创意学院

2024年4月  

附件1：《同济大学各院系（学科）研究生重要国际学术会议目录》

附件2-3：研究生国际学术会议申请材料（资助申请表、个人总结报告（模板））

附件4：研究生国际学术会议资助基金报销流程